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Numérisation en entreprise : quelles limites ?

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La numérisation en entreprise répond à plusieurs enjeux d’importance, mais relève surtout de l’obligation en ce qui concerne les factures ; pour les entreprises assujetties à la TVA.

Pas besoin de réfléchir longtemps avant de comprendre qu’il ne s’agit ici que d’une première étape, avant de viser le zéro papier et donc le 100% numérique. Pourtant, même si elles sont de bonne volonté, certaines entreprises peuvent rencontrer des difficultés.

Peut-on se charger de tout, en numérisation, quand on est un pro ?

Il serait utopique de croire qu’il suffit d’utiliser le scanner de son entreprise pour digitaliser un à un ses documents.

En s’inquiétant des normes relatives à cette transition numérique, les chefs d’entreprise se rendent compte que la tâche n’est pas aisée. Il faut respecter certains protocoles, se tourner vers des prestataires certifiés ne serait-ce que pour la signature électronique et un autre problème vient s’ajouter à cela : la forme, parfois de certains de leurs documents, mais aussi des papiers anciens écrits à la main en train de s’effacer qui peuvent avoir encore valeur de preuve. Comment faire ?

En effet, difficile avec un simple scanner de bureau comme il en existe tant en entreprise de numériser un plan calque de taille atypique.

Impossible, après plusieurs tentatives, de déclarer forfait alors que l’on ne peut pas lire certaines mentions manuscrites, notes ou chiffres. Une personne tierce (notamment un agent du fisc ou un juge) doit pouvoir être en mesure de lire facilement tout ce que contient le document, sans difficulté, pour qu’il soit reconnu comme valide et fiable.

Quelles solutions mettre en place pour arriver au 100% numérique ?

Un chef d’entreprise ne doit pas penser qu’il est seul à avoir des difficultés à passer au numérique. Même si le calendrier est très clair de la part du gouvernement et que le décompte à rebours angoisse, les entrepreneurs n’ont pas toujours la solution ou le temps pour mettre cela en place.

Comme dit plus haut, la facturation électronique ne représente qu’une première étape d’initiation qui est censée démontrer toutes les vertus du numérique (gain de temps, de productivité, moins d’erreurs, de fraudes, se faire payer plus rapidement, traitement plus efficace des demandes etc…).

Pourquoi ne pas externaliser ce besoin à des entreprises spécialisées ? En se renseignant sur les services proposés, il n’est pas rare que les chefs d’entreprises souscrivent plusieurs prestations connexes, comme le tri des archives papiers et la suppression des documents qui n’ont plus de valeur probatoire, la digitalisation de tous les documents restants y compris de très grande taille et en mauvais état, le choix d’une GED (Gestion Electronique des Documents) cohérente en fonction de l’activité mais aussi de la manière de travailler, ou encore la formation des équipes pour faciliter la transition au numérique. Cela représente parfois pour des salariés (et pour le chef d’entreprise) un virage à 180° qu’ils n’arrivent pas à prendre seuls.

Peu de personnes ayant fait ce choix le regrettent, tant la numérisation a à leur apporter au quotidien. Beaucoup se rendent compte que le traitement de l’administratif se faisant ainsi plus vite, ils peuvent se concentrer davantage sur leur cœur de métier et leurs clients.